Falsche Werte bei Umsatz, Auslastung, Belegung

Die folgenden Schritte helfen dir dabei, Abweichungen zwischen den Kennzahlen in happyhotel und deinem PMS zu identifizieren.

Da jede PMS-Schnittstelle Daten unterschiedlich strukturiert und verarbeitet, können Abweichungen verschiedene Ursachen haben. Mit dieser Anleitung kannst du eine erste Diagnose durchführen und herausfinden, an welcher Stelle die Werte voneinander abweichen.

Wie berechnet happyhotel die Kennzahlen?

Bevor du mit der Prüfung beginnst, beachte bitte folgende Grundlagen:

• Die Berechnung der Kennzahlen in happyhotel basiert auf den übermittelten Buchungen.
• happyhotel übernimmt je nach angebundenem PMS entweder Netto- oder Brutto-Logisumsatz. Welcher Modus bei dir eingestellt ist, siehst du unter Einstellungen → Integrationen. Meistens rechnen wir mit Netto-Logis-Werte.
• Bei der Berechnung des ADR werden Buchungen mit einem Wert von 0 € nicht berücksichtigt. Das kann zu Abweichungen gegenüber deinem PMS führen.

happyhotel gleicht sich laufend mit deinem PMS ab, aber nicht in Echtzeit — die Daten werden in regelmäßigen Abständen übertragen. Eine Buchung, die gerade erst im PMS erstellt oder geändert wurde, kann deshalb kurzzeitig noch nicht in happyhotel sichtbar sein. Warte in diesem Fall den nächsten Sync ab, bevor du mit der Diagnose beginnst.

Wichtig: Storniere Buchungen in deinem PMS, statt sie zu löschen. Bei einer endgültigen Löschung erhält happyhotel in der Regel keine Information darüber — die Buchung kann dann dauerhaft und fehlerhaft in happyhotel stehen bleiben. Eine Stornierung wird dagegen als Statusänderung übermittelt und korrekt verarbeitet.

Prüfe die Werte am besten in dieser Reihenfolge:

1. Stimmen Belegung und Buchungen überein?
2. Sind Zimmeranzahl und berücksichtigte Zimmerkategorien korrekt?
3. Werden in beiden Systemen dieselben Umsatzwerte miteinander verglichen?

1. Abweichungen bei Belegung oder Buchungen prüfen

Unterschiedliche Kennzahlen entstehen häufig dadurch, dass in happyhotel und im PMS nicht dieselben Buchungen beziehungsweise Übernachtungen berücksichtigt werden. Stimmen die Belegungen nicht überein, weichen in der Regel auch die daraus berechneten Kennzahlen voneinander ab.

Buchungsdetails in happyhotel aufrufen

Im folgenden Video siehst du, wie du die Buchungen und ihre Details – beispielsweise Buchungsnummer, Zimmerkategorie, Rate und Nettobetrag – aufrufst:

Alternativ kannst du diese Schritte befolgen:

1. Öffne in der linken Navigation Analyse.
2. Wähle oben den Reiter Umsatzanalyse aus.
3. Über Filter kannst du optional verschiedene Filtereinstellungen setzen.
4. Scrolle zur monatlichen Auswertung und klicke auf den Balken des gewünschten Monats.
5. Es öffnet sich eine Übersicht mit den zugehörigen Übernachtungen und Buchungsdetails.
6. Vergleiche insbesondere folgende Angaben mit deinem PMS:
   • Datum
   • Status
   • Buchungsnummer
   • Zimmerkategorie
   • Zimmernummer
   • Ratennummer und Rate
   • Nettobetrag
7. Über das Filtersymbol in den Spalten kannst du die Daten weiter eingrenzen, zum Beispiel nach Buchungsnummer, Zimmerkategorie oder Status.
8. Nutze bei Bedarf die Seitennavigation am unteren Rand, um weitere Übernachtungen aufzurufen.
9. Über CSV-Export kannst du die Daten herunterladen und außerhalb von happyhotel mit deinem PMS vergleichen.

Prüfe zusätzlich, ob in happyhotel Zimmerkategorien von den Reports ausgeschlossen sind, obwohl sie für die Berechnung berücksichtigt werden sollen. Wie du die Zimmerkategorien einsiehst und die Einstellung In Reports anzeigen kontrollierst, erfährst du in Abschnitt 2.

Ergebnis der Prüfung

Buchungsanzahl und Buchungsnummern stimmen überein:
Prüfe als Nächstes die Zimmeranzahl und die berücksichtigten Zimmerkategorien wie in Abschnitt 2 beschrieben.

Buchungsanzahl oder Buchungsnummern stimmen nicht überein:
Identifiziere die abweichenden Buchungen und die zugehörigen Zimmernummern. Sende uns diese Angaben anschließend über das Supportformular.

2. Abweichende Auslastung trotz identischer Belegung prüfen

Wenn die Belegung in beiden Systemen übereinstimmt, die Auslastung aber abweicht, prüfe die in happyhotel hinterlegte Zimmeranzahl. Die Auslastung kann unterschiedlich ausfallen, wenn happyhotel und dein PMS mit verschiedenen Verfügbarkeiten rechnen.

Zimmerkategorien und Zimmeranzahl prüfen

Im folgenden Video siehst du, wie du deine Zimmerkategorien aufrufst, die hinterlegte Zimmeranzahl prüfst und kontrollierst, ob eine Kategorie in den Reports berücksichtigt wird:

Alternativ kannst du diese Schritte befolgen:

1. Prüfe zunächst in deinem PMS, wie viele Zimmer pro Zimmerkategorie verfügbar sind.
2. Öffne in happyhotel in der linken Navigation die Einstellungen.
3. Wähle oben den Reiter Zimmerkategorien aus.
4. Falls dein Hotel Inventargruppen verwendet, wähle die passende Inventargruppe aus.
5. In der Übersicht siehst du alle hinterlegten Zimmerkategorien und die jeweilige Anzahl Zimmer.
6. Vergleiche die Zimmeranzahl mit den Verfügbarkeiten in deinem PMS.
7. Öffne am rechten Rand der gewünschten Zimmerkategorie das Aktionsmenü.
8. Prüfe die Einstellung In Reports anzeigen:
   • Aktiviert: Die Zimmerkategorie wird in den Reports und den darauf basierenden Kennzahlen berücksichtigt.
   • Deaktiviert: Die Zimmerkategorie wird in den Reports nicht berücksichtigt.
9. Klicke auf eine Zimmerkategorie, um weitere Details wie die hinterlegte Standardbelegung einzusehen.

Wichtig: Eine falsche Zimmeranzahl kann trotz korrekter Belegung zu einer abweichenden Auslastung führen. Eine nicht in den Reports angezeigte Zimmerkategorie kann außerdem Abweichungen bei Belegung, Auslastung oder Umsatz verursachen.

3. Abweichungen bei den Buchungen

Wenn die Buchungsanzahl oder die Buchungsnummern von deinem PMS abweichen, prüfe die Buchungsdetails wie in Abschnitt 1 beschrieben. Das Video und die Textanleitung zeigen dir, wie du Buchungsnummern, Zimmerkategorien, Raten, Zimmernummern und Nettobeträge aufrufst.

• Die Buchungen stimmen überein: Prüfe als Nächstes die Zimmeranzahl und die berücksichtigten Zimmerkategorien wie in Abschnitt 2 beschrieben.
• Die Buchungen stimmen nicht überein: Identifiziere die abweichenden Buchungen und Zimmernummern und sende sie an support@happyhotel.io.

Beachte außerdem, dass dein PMS Kennzahlen möglicherweise anders berechnet als happyhotel. Informiere dich daher darüber, wie dein PMS die betroffene Kennzahl verarbeitet.

4. Abweichungen beim Umsatz prüfen

Wenn Belegung und Auslastung übereinstimmen, aber der Umsatz abweicht, prüfe zunächst, ob du in beiden Systemen dieselbe Umsatzbasis vergleichst.

Gehe dazu folgende Punkte durch:

• Vergleiche in deinem PMS die Werte im gleichen Modus (Netto- oder Brutto-Logis), den du unter Einstellungen → Integrationen für deine Schnittstelle eingestellt siehst. Wie berechnet happyhotel die Kennzahlen?
• Öffne die Buchungsdetails wie in Abschnitt 1 beschrieben und vergleiche die Nettobeträge der einzelnen Buchungen.
• Prüfe die Zimmeranzahl und die Einstellung In Reports anzeigen wie in Abschnitt 2 beschrieben.
• Prüfe, ob Zimmer in deinem PMS doppelt verrechnet werden, beispielsweise weil sie dort als zwei Zimmer gelten, in happyhotel aber nur als ein Zimmer berücksichtigt werden.
• Prüfe, ob dein PMS Zimmerkategorien im Umsatz berücksichtigt, die in happyhotel nicht in den Reports angezeigt werden.
• Prüfe, ob Buchungen oder Zahlungen in deinem PMS in eine bestimmte Zimmerkategorie verschoben oder dort gesammelt werden, zum Beispiel bei Überweisungen oder Barzahlungen.
• Informiere dich zusätzlich darüber, wie dein PMS die jeweilige Kennzahl berechnet. Die Berechnungslogik kann sich von happyhotel unterscheiden.

Du findest die Ursache nicht?

Sende uns über das Supportformular möglichst folgende Informationen:

• betroffener Zeitraum
• betroffene Kennzahl
• Buchungsnummern der abweichenden Buchungen
• zugehörige Zimmernummern und Zimmerkategorien
• Vergleichswerte oder Screenshots aus deinem PMS
• korrekte Zimmeranzahl pro Zimmerkategorie, falls die Auslastung betroffen ist

Je genauer die Angaben sind, desto schneller können wir die Abweichung prüfen.